Begroting (exploitatiebegroting budget)
Op basis van de financiële administratie en de toekomstplannen van de ondernemer kan een begroting worden opgesteld.
Voor een exploitatiebegroting zal ik de financiële administratie doorlichten, zodoende een volledig en betrouwbaar beeld te krijgen van de reguliere kosten.
Met de kennis van het verleden en de toekomstplannen van de ondernemer, welke door middel van een aanwezig businessplan en gesprekken met de ondernemer worden verkregen, kan ik een zo’n goed mogelijk beeld maken van de te verwachten kosten en opbrengsten.
De begroting kan meerdere doelen hebben:
1. Financiële haalbaarheid van toekomstplannen
In de begroting worden de toekomstplannen van de ondernemer doorgerekend. Hiermee worden zwakke plekken en risico’s zichtbaar. Het is goed om van tevoren helder te krijgen wat wel en wat niet haalbaar is. Aan de hand hiervan kun je prioriteiten stellen. Blind blijven sturen op een onhaalbaar doel kan je grote schade opleveren.
2. Financiering
Op basis van een goed doordachte begroting kan worden bepaald hoeveel externe financiering nodig is en of die financiering bij de bank geregeld kan worden en/of bij een alternatieve financier. Zowel de bank als andere financiers zullen een (meerjaren-)begroting eisen voordat ze tot financiering overgaan. Met een begroting laat je de financier vooraf zien wat je met het geleende geld gaat doen. Nu het steeds lastiger wordt om krediet te krijgen, is goed ondernemerschap belangrijk. Een ondernemer die kan aantonen dat hij met behulp van een begroting bewust sturing geeft aan zijn bedrijf, laat zien dat hij een goede ondernemer is waarin financiers vertrouwen kunnen hebben.
3. Op tijd bijsturen
Hoewel een begroting nooit (exact) gerealiseerd wordt, is het wel beter om te proberen de begroting te halen. Door maandelijks de gerealiseerde cijfers te vergelijken met je begroting kun je bijsturen waar nodig. Soms zullen omstandigheden je dwingen de begroting aan te passen in positieve of negatieve zin. Als je bewust stuurt, zie je eventuele problemen vaak al in een vroeg stadium aankomen, kun je tijdig bijsturen en daarmee grotere problemen voorkomen.
4. Liquiditeitsprognose en seizoensfinanciering
Bedrijven die een beperkte periode van het jaar een hogere financiering nodig hebben, regelen dat meestal met een rekening courant krediet bij de bank. Dit is vrij kostbaar en het is dus van belang om dit krediet zo laag mogelijk te houden. Een planning van de inkomsten en uitgaven in deze periode (liquiditeitsbegroting) is belangrijk. Je kunt daarmee uitrekenen hoeveel seizoenskrediet nodig is (limiet) en kunt snel ingrijpen (debiteurenaanmanen, betaling van crediteuren uitstellen) als de werkelijkheid te veel gaat afwijken van de begroting. Ook het tijdig aanvragen van verruiming van het krediet is mogelijk als je een liquiditeitsprognose als leidraad hebt.
5. Kosten en budgettering
Een begroting geeft inzicht in de te maken kosten. Op basis van een begroting kun je als ondernemer beter bepalen welke uitgaven wel of niet gewenst of noodzakelijk zijn. Met een begroting kunnen financiële beslissingen ook transparanter worden gemaakt richting medewerkers. Bijvoorbeeld bij het vaststellen van budgetten.
6. Juiste kostprijs bepalen
Verkoopprijzen voor producten of diensten worden bepaald door de markt. Een bedrijf maakt winst als de kostprijs lager is dan de verkoopprijs. Het is daarom belangrijk om op de kostprijs te sturen en deze zo laag mogelijk te houden. De kostprijs bepaal je door directe kosten (inkoop en overige directe kosten) te vermeerderen met eventuele indirecte kosten en risico’s. De begroting, waar deze gegevens in staan, is de basis voor de kostprijsberekening en van groot belang voor je bedrijfsvoering.
Prognoses (cashflow- en balansprognoses)
Een liquiditeitsbegroting is een schematische weergave van alle geldstromen die de onderneming inkomen en uitgaan in een bepaalde periode. Die begroting geeft inzicht in de toekomstige financiële situatie van de onderneming.
Verschil met de begroting is dat in de liquiditeitsprognose de geldstromen die een bedrijf werkelijk in- en uitgaan staan, terwijl dit in de begroting niet het geval hoeft te zijn.
Bijvoorbeeld de afschrijvingskosten op de inventaris wordt wel meegenomen als kosten in de begroting, maar er verlaat geen geld de onderneming tot het moment dat daadwerkelijk geïnvesteerd wordt in nieuwe inventaris. In de liquiditeitsbegroting komt de afschrijving op de inventaris daarom ook niet terug.
Aan de hand van de liquiditeitsbegroting kun je vaststellen of de onderneming voldoende geldmiddelen beschikbaar heeft om aan haar verplichtingen te voldoen.
De liquiditeitsbegroting kan ik opstellen voor een korte en langere periode, zodoende de ondernemer meer inzicht te laten verkrijgen in de in- en uitgaande geldstromen over deze periode.
Deze begroting kan ook gebruikt worden bijvoorbeeld voor het aanvragen van een financiering.
